Bimser Çözüm olarak 20-21 Mart 2014 te Ankara Üniversitesi tarafından düzenlenen e-BEYAS 2014 Elektronik Belge Yönetimi ve Arşiv Uygulamaları Sempozyumu‘na platin sponsor olduk. Katılımcı profili daha çok kamu kurumlarından oluşuyordu. Katılımın üst düzeyde olduğu sempozyumda bir de sunum gerçekleştirdik. İlk gün daha çok arşiv deneyimlerinin paylaşıldığı etkinlikte ikinci gün Elektronik Belge Yönetim sistemleri ve e-Kurum konuları ile ilgili deneyimler paylaşıldı.
Bimser Çözüm olarak “e-Kurum Yönetim Platformları Çözümleri” adı altında bir sunum yaptık. Sunumunuzda e-Kurum’u öne çıkardık. e-Kurum değişiminin sadece EBYS ile gerçekleştirilemeyeceği, dönüşüm için nelerin gerektiği ve nasıl bir yol izlenilmesi gerektiği ile ilgili paylaşımlarda bulunduk. Yazının sonunda sunumun videosunu bulabilirsiniz.
e-Kurum dönüşümünün en önemli bileşenlerinden birisi EBYS’ dir. Fakat EBYS’ ler sadece belge yönetimi işlevini gerçekleştirmektedir. Oysa bir kurumda onlarca iş süreci mevcuttur ve EBYS ile bunların tamamını yönetmek mümkün değildir. eBA ürün ailesi bir kurumun ihtiyacı olan tüm bileşenleri içermektedir. Bir geliştirme ortamı (IDE – Integrated Development Environment) ile birlikte gelen eBA, sadece bir uygulama değil bir geliştirme platformu olarak çalışmaktadır. Görsel geliştirme ve sürükle-bırak özellikleri ile tüm formlarınızı elektronik ortama geçirebilirsiniz. Bu formları ve belgelerinizi iş akışı ile istediğiniz kurallara göre elektronik dolaştırabilirsiniz. Üstelik istediğiniz iş akışı adımlarında, onaylarda elektronik imza kullanabilirsiniz. Formları ve iş akışlarını kendi kaynağınız ile geliştirebilir, üreticiye veya başka bir kaynağa ihtiyacınız kalmaz.
Tüm iş süreçlerini elektronik ortama taşımış olan ve elektronik ortamda yöneten bir kurum e-Kurum dönüşümünü tamamlamış demektir. e-Kurum dönüşümünü tamamlamış bir kurumda;
- İş süreçleri maksimum etkinlikte çalışır
- Verimlilik en üst düzeydedir
- İş süreçleri yönetilebilirdir
- Kağıt kullanımı yok denecek kadar azdır
E-Kurum olmadan ise;
- Kurumsal hafızanın %90 ı kağıt üzerinde
- Her gün kullanılan belge/dokümanların %90 ı elden ele dolaşıyor
- Her belge/doküman ortalama 19 kez kopyalanıyor
- Belge/dokümanların %7,5 i kayboluyor, kalan %3 ise yanlış dosyalanıyor
- Çalışanlar belge/dokümanları okumak için zamanlarının %5-%15 ini harcıyor. Ama bu belge/dokümanlara ulaşmak için zamanlarının %50 sini harcıyorlar.
e-Kurum dönüşümü için gerekli bileşenler;
- Elektronik Doküman Yönetim Sistemi (EDYS); Tüm kurumsal bilgi kaynaklarının elektronik ortamda depolanması ve yönetilmesi
- Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS); Kurumum faaliyetleri sonucu üretilen ve delil niteliği taşıyan belgelerin, üretiminden tasfiyesine kadar yönetilmesi
- İş Akışı Yönetim Sistemi (İAYS); Kurumun her türlü iş sürecinin elektronik otomasyon ile yönetilmesi
- Sayısallaştırma Yönetim Sistemi (Capture); Fiziksel ortamdaki belge ve her türlü içeriğin etkin olarak elektronik ortama aktarılması
Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) için minimum aşağıdaki özellikler sağlanıyor olmalıdır;
- TS13298 Standardına uyumluluk
- Resmi yazışma usul ve esaslarına uygun belge üretme
- Elektronik İmza Evrak yönetimi
- İç yazışma Kurumlar arası yazışma (eYazışma paketi ile)
- Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) üzerinden yazışma
Elektronik Doküman Yönetim Sistemi (EDYS) den beklenmesi gereken özellikler;
- Belge dışındaki her türlü bilginin elektronik depolanması
- Dokümanlara hızlı erişim,
- İndexleme, OCR
- Her dokümanın en güncel versiyonuna erişim
- Doğru dokümana erişim
- Dokümanlar merkezi depolanır
- Kritik bilgilere herkes erişemez
- Tüm kurumsal veri verimli ve etkili yönetilir
- Kurumsal hafıza oluşur
Hemen hemen her kurumda Satınalma, İnsan Kaynakları, (İK) süreçleri, Yıllık İzin, Mazeret izin, İşe giriş/çıkış, Zimmet, Masraf Beyan, Yurt içi/dışı harcırah, Fazla Mesai, Banka Ödeme Emri gibi birçok iş süreci vardır. Kurum içi hazırlanan tüm matbu formlar elektronik ortama aktarılmalıdır. Bu yüzden seçilen iş akışının tüm bu iş süreçlerini yönetebilecek yetenekte olması gerekiyor.
İş Akışı Yönetim Sistemi (İAYS) de olması gereken özellikleri;
- Belge yönetimi dışında kalan onlarca iş sürecinin elektronik otomasyonu
- İş akışına entegre form yönetimi
- Uygulanabilir iş kurallarının hayata geçirilmesi
- İş süreçlerinin hızlanması
- Verilerin analiz edilebilmesi ve raporlanabilmesi
- Süreçleri ölçebilme ve iyileştirebilme
- Operasyonel sistemlerle entegrasyon
- Görsel sürükle-bırak (drag&drop) iş akışı tasarımı
- Kurumlar kendi iş akışlarını kendileri kolayca geliştirebilir
- Değişime ve mevzuata hızlı ayak uydurabilme
Form Yönetimi’nin sahip olması gereken özellikler;
- Her türlü formu kod yazmadan elektronik olarak tasarlama
- Görsel sürükle-bırak (drag&drop) ile kolay tasarım
- Geleneksel kod yazma ile geliştirmeye göre 10 kat hızlı tasarım
- Kurumlar kendi formlarını kendileri kolayca geliştirebilir
- Derleme sonrası anında kullanım
- Veri yapılarının derleme ile veritabanında otomatik oluşturulması
- Verilerin tablolarda depolanması sayesinde kolay analiz ve raporlama
- Harici sistemlerde ve veritabanlarındaki bilgiler kolayca forma taşınabilir
- Verilerin dashboardlar üzerinden kolayca izlenebilmesi
eBA Workflow Studio ile görsel form ve iş akışı geliştirme
Sayısallaştırma Yönetimi özellikleri;
- Belgeleri/Dokümanları hızlıca elektronik ortama aktarır
- Belgeleri/Dokümanları kolayca sınıflandırır
- Belgele/Doküman yönetimine ve diğer tüm operasyonel sistemlere aktarır
- İş akışı ile entegrasyon
- Arşivleme ekibinin verimliliğini arttırır, performansını ölçer
- Standart dışı tarama ve belge/doküman oluşumunu engeller
- Hızlı tarayıcılarla entegrasyon
- OCR ile full-text arama ve indexleme
- Form işleme özellikleri
- Görüntü iyileştirme özellikleri
- Siyah/Beyaz, renkli, gri tarama ve çevrim, Boş sayfa ayıklama, Oryantasyon düzeltme, Eğrilik düzeltme, Kirlilik yok etme, Çözünürlük ve boyut düzeltme
- Otomatik doküman ayrıştırma, Barkod ile otomatik ayrıştırma, Sayfa sayısı ile, boş sayfa ile ayrıştırma, Özel doküman seperatörleri oluşturma ve bastırma, Arayüzden manuel dokümanları ayrıştırabilme
- Tiff, PDF, BMP, JPEG, JPEG2000 gibi endüstri standardı görüntü formatlar
- İndeks bilgilerini XML Metadata olarak aktarma
- OCR desteği ile searchable PDF, word, excel olarak aktarım
- Sıkıştırılmış formatlar ile alandan tasarruf
- Görüntü formatlarında standardizasyon
eBA ile kurumlar arası yazışma ve EBYS nin ötesine de geçmek mümkündür. e-Kurum dönüşümleri tamamlandıktan sonra bir sonraki adım henüz çokda konuşulmayan kurumlar arası iş süreçleri entegrasyonu olacaktır. eBA ile e-Kurum dönüşümünü tamamlayan kurumlar bir sonraki adıma hazır olmuş olacak ve kolayca geçişi sağlayabilecektir.
eBA Ürün Ailesi;
- eBA Elektronik Belge Yönetim Sistemi – eBA EBYS
- eBA Elektronik Doküman Yönetim Sistemi – eBA EDYS
- eBA İş Akışı Yönetim Sistemi – eBA İAYS
- eBA Sayısallaştırma Yönetimi – eBA Capture
eBA %100 yerli sermaye ile üretildi. Türkiye ve yurtdışında 350 referansı mevcuttur. Mevzuata tam uyumludur. e-Yazışma paketi ve kurumlar arası yazışmaya hazırdır. Kayıtlı Elektronik Posta’ya (KEP) hazırdır. Tüm bileşenleri ile tam bir e-Kurum dönüşümü için geliştirilmiştir.